Phong cách làm việc khoa học, kỷ luật của Bác Hồ và yêu cầu chuẩn hóa quy trình số

Từ những bài học về phong cách làm việc của Bác Hồ

Phong cách làm việc của Chủ tịch Hồ Chí Minh là sự kết hợp chặt chẽ giữa tư duy khoa học, tính kỷ luật, tinh thần trách nhiệm, sự chủ động và phương pháp tổ chức công việc hợp lý. Những phẩm chất đó không chỉ có ý nghĩa trong lịch sử mà vẫn còn nguyên giá trị đối với cán bộ, đảng viên trong thực hiện nhiệm vụ hiện nay.

Chuyên đề tập trung làm rõ hai đặc điểm nổi bật trong phong cách làm việc của Bác là khoa học và kỷ luật.

Khoa học trong công việc trước hết là xác định rõ mục tiêu, trọng tâm và phương pháp thực hiện. Mỗi công việc đều cần được cân nhắc, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, có kế hoạch và kiểm tra kết quả. Làm việc khoa học không đồng nghĩa với việc làm thật nhiều việc trong cùng một khoảng thời gian, mà quan trọng là biết lựa chọn việc cần làm, xác định cách làm phù hợp và sử dụng hiệu quả nguồn lực, thời gian.

Trong khi đó, kỷ luật thể hiện ở việc tôn trọng nguyên tắc, tôn trọng thời gian, giữ đúng cam kết và có trách nhiệm với nhiệm vụ được giao. Đây là những yêu cầu tưởng như đơn giản nhưng lại có ý nghĩa rất lớn đối với chất lượng và hiệu quả công việc.

Infographic tuyên truyền

Một trong những bài học được chuyên đề nhấn mạnh là “Thời gian quý báu lắm”. Năm 1945, Chủ tịch Hồ Chí Minh từng thể hiện rất rõ quan niệm về giá trị của thời gian thông qua câu chuyện về việc đúng giờ. Qua đó, có thể thấy việc tuân thủ thời gian không đơn thuần là vấn đề về tác phong mà còn thể hiện sự tôn trọng đối với công việc, đối với tập thể và đối với chính cam kết của mỗi người.

Trong công việc ngày nay, bài học đó càng trở nên thiết thực. Một nhiệm vụ chậm tiến độ có thể ảnh hưởng đến nhiều công việc khác; một thông tin cập nhật không kịp thời có thể tác động đến quá trình xử lý của cả hệ thống; một khâu không được thực hiện đúng quy trình có thể làm phát sinh thêm thời gian và nguồn lực để khắc phục.

Vì vậy, kỷ luật về thời gian cũng chính là một thành tố của hiệu quả công việc.

Kỷ luật không chỉ nằm ở cá nhân mà phải được thể hiện trong cách tổ chức công việc

Một nội dung đáng chú ý của chuyên đề là sự chuyển đổi từ “kỷ luật cá nhân” đến “kỷ luật của tổ chức”.

Ở góc độ cá nhân, kỷ luật được thể hiện qua việc mỗi cán bộ biết mình phải làm gì, làm vào thời điểm nào, hoàn thành trong bao lâu và chịu trách nhiệm như thế nào đối với kết quả công việc.

Tuy nhiên, nếu chỉ dựa vào ý thức và trí nhớ của từng cá nhân thì chưa đủ để bảo đảm hiệu quả hoạt động của một tổ chức. Trong thực tế, một công việc có thể liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận và nhiều công đoạn khác nhau. Nếu không có quy trình thống nhất, công việc dễ phụ thuộc vào kinh nghiệm của từng người, khó kiểm soát tiến độ và khó bảo đảm tính liên tục khi có sự thay đổi về nhân sự.

Từ đó đặt ra yêu cầu chuyển từ “tôi biết phải làm gì” sang “tổ chức có một quy trình rõ ràng để mọi người đều biết phải làm gì”.

Đây chính là điểm kết nối giữa những bài học về phong cách làm việc khoa học, kỷ luật của Bác Hồ với yêu cầu chuẩn hóa quy trình trong quá trình chuyển đổi số.

Không thể số hóa một quy trình chưa được chuẩn hóa

Trong môi trường làm việc số, công nghệ tạo ra nhiều khả năng mới trong quản lý và điều hành công việc. Tuy nhiên, công nghệ không thể tự giải quyết những bất cập vốn tồn tại trong phương thức tổ chức công việc.

Nếu một quy trình chưa rõ ràng, chưa thống nhất nhưng đã đưa ngay lên hệ thống thì công nghệ có thể chỉ làm cho một quy trình chưa tốt được thực hiện nhanh hơn, trên quy mô lớn hơn.

Do đó, chuyên đề đưa ra một thông điệp quan trọng:

“Không phải cứ đưa một quy trình lên hệ thống là đã chuyển đổi số.”

Chuyển đổi số không đơn thuần là chuyển hồ sơ giấy thành hồ sơ điện tử, chuyển một biểu mẫu giấy thành biểu mẫu trực tuyến hay đưa một công việc lên phần mềm. Cốt lõi của chuyển đổi số là thay đổi cách thức tổ chức, quản lý và thực hiện công việc dựa trên dữ liệu và công nghệ.

Muốn vậy, trước khi số hóa cần trả lời được những câu hỏi cơ bản: Công việc này bắt đầu từ đâu? Ai là người thực hiện? Có những bước nào? Bước nào là bắt buộc? Thời hạn xử lý là bao lâu? Kết quả đầu ra là gì? Dữ liệu nào cần được tạo lập, cập nhật và lưu trữ? Ai có trách nhiệm kiểm tra? Khi có vấn đề phát sinh thì xử lý như thế nào?

Khi những câu hỏi đó được giải đáp, quy trình mới có cơ sở để được chuẩn hóa và số hóa.

Theo chuyên đề, một quy trình tốt cần bảo đảm các yếu tố cơ bản từ đầu vào, người thực hiện, các bước xử lý, thời gian, đầu ra đến dữ liệu. Đây cũng là cơ sở để tổ chức có thể theo dõi, đánh giá, đo lường và từng bước cải tiến quy trình.

“Chuẩn hóa không phải để thay thế con người”

Một vấn đề dễ dẫn đến cách hiểu chưa đầy đủ trong chuyển đổi số là cho rằng chuẩn hóa quy trình và ứng dụng công nghệ sẽ làm giảm vai trò của con người.

Thực tế, mục tiêu của chuẩn hóa không phải là thay thế con người mà là giải phóng con người khỏi những công việc lặp lại, giảm sự phụ thuộc vào trí nhớ cá nhân và tạo điều kiện để cán bộ tập trung vào những công việc đòi hỏi tư duy, sáng tạo và trách nhiệm.

Một hệ thống được thiết kế tốt có thể hỗ trợ nhắc việc, theo dõi thời hạn, phân công nhiệm vụ, ghi nhận kết quả, lưu trữ dữ liệu và cung cấp thông tin phục vụ quản lý. Những công việc có tính chất lặp đi lặp lại, nếu được chuẩn hóa tốt, có thể tiếp tục được tự động hóa ở mức độ phù hợp.

Khi đó, cán bộ không phải dành quá nhiều thời gian cho việc nhớ hạn, tìm kiếm hồ sơ, kiểm tra thủ công hoặc thực hiện những thao tác giống nhau nhiều lần. Thay vào đó, thời gian và năng lực được dành cho việc phân tích, tham mưu, giải quyết vấn đề và nâng cao chất lượng công việc.

Công nghệ là công cụ; con người vẫn là yếu tố quyết định.

Từ kinh nghiệm cá nhân đến tri thức của tổ chức

Một nội dung quan trọng khác được đặt ra trong chuyên đề là mối quan hệ giữa kinh nghiệm cá nhân và tri thức của tổ chức.

Trong một cơ quan, đơn vị, có thể có những cán bộ sở hữu nhiều kinh nghiệm, hiểu rõ quy trình, biết cách xử lý các tình huống phát sinh và có phương pháp làm việc hiệu quả. Tuy nhiên, nếu những kinh nghiệm đó chỉ tồn tại trong phạm vi cá nhân thì tổ chức sẽ dễ rơi vào tình trạng phụ thuộc vào một số người.

Khi cán bộ nghỉ, chuyển vị trí hoặc thay đổi nhiệm vụ, những kinh nghiệm đó có thể bị gián đoạn nếu chưa được ghi nhận, chuẩn hóa và chia sẻ.

Chuẩn hóa quy trình chính là một trong những phương thức giúp biến kinh nghiệm cá nhân thành tri thức của tổ chức.

Thay vì “chỉ một người biết cách làm”, tổ chức cần hướng tới trạng thái “mọi người đều có thể tiếp cận cách làm chuẩn”. Thay vì “công việc phụ thuộc vào người có kinh nghiệm”, công việc được bảo đảm bởi quy trình, dữ liệu và cơ chế phối hợp.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các cơ quan, đơn vị đang đẩy mạnh chuyển đổi số, bởi dữ liệu và quy trình chính là những thành phần quan trọng tạo nên năng lực vận hành của tổ chức trên môi trường số.

Bài học về trách nhiệm: “Đã hẹn thì phải đến”

Bên cạnh câu chuyện về thời gian, chuyên đề cũng gợi lại bài học về trách nhiệm và việc giữ đúng cam kết thông qua câu chuyện về Bác Hồ và một cụ già.

Thông điệp được rút ra rất rõ: kỷ luật trước hết phải bắt đầu từ việc thực hiện đúng điều mình đã cam kết.

Trong môi trường công vụ, điều này có thể được cụ thể hóa thành việc nhận nhiệm vụ phải xác định rõ yêu cầu; đã nhận nhiệm vụ phải chủ động thực hiện; đã xác định thời hạn phải nỗ lực hoàn thành đúng hạn; khi có khó khăn, vướng mắc phải kịp thời báo cáo, đề xuất giải pháp thay vì để công việc bị đình trệ.

Đây cũng chính là nền tảng để xây dựng một môi trường làm việc có trách nhiệm.

Khi mỗi cá nhân có ý thức giữ đúng cam kết, tổ chức sẽ hình thành được sự tin cậy trong phối hợp. Khi trách nhiệm được xác định rõ, quy trình sẽ vận hành hiệu quả hơn. Và khi các trách nhiệm đó được thể hiện trên môi trường số bằng dữ liệu, trạng thái xử lý và kết quả đầu ra, công tác quản lý, điều hành cũng có thêm cơ sở để theo dõi và đánh giá.

Làm việc có kế hoạch để nâng cao hiệu quả

Chuyên đề cũng dành sự quan tâm đến bài học về làm việc có kế hoạch.

Đối với Bác Hồ, làm việc có kế hoạch không phải là sự cứng nhắc mà là phương pháp để bảo đảm công việc được triển khai có trọng tâm, có thứ tự và đạt hiệu quả.

Trong thực tiễn hiện nay, một kế hoạch tốt cần xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ, thời gian, người thực hiện và kết quả cần đạt được. Khi đưa lên môi trường số, các yếu tố này có thể tiếp tục được cụ thể hóa thành các trường dữ liệu, trạng thái công việc, thời hạn xử lý và kết quả đầu ra.

Qua đó, việc quản lý công việc không còn chỉ dựa vào báo cáo hoặc ghi nhớ mà có thể dựa trên dữ liệu thực tế của quá trình xử lý.

Đây cũng là tiền đề để tổ chức từng bước chuyển từ quản lý theo kinh nghiệm sang quản lý dựa trên dữ liệu; từ việc “hỏi xem công việc đã đến đâu” sang khả năng chủ động theo dõi trạng thái công việc trên hệ thống.

Ba yêu cầu đối với mỗi cán bộ trong môi trường làm việc số

Từ nội dung chuyên đề, có thể khái quát những yêu cầu đặt ra đối với mỗi cán bộ thành hai nhóm lớn: chủ động và kỷ luật.

Về tính chủ động, mỗi cán bộ cần chủ động trong học tập, chủ động trong thực hiện nhiệm vụ và chủ động trong cải tiến công việc. Không chờ đến khi có yêu cầu mới học; không chờ đến khi được nhắc mới làm; không chỉ hoàn thành công việc theo cách cũ mà cần suy nghĩ xem có thể làm tốt hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn hay không.

Về tính kỷ luật, cần chú trọng ba phương diện: kỷ luật về thời gian, kỷ luật về quy trình và kỷ luật về dữ liệu.

Kỷ luật về thời gian là thực hiện đúng hạn, tôn trọng thời gian của tập thể và của người khác.

Kỷ luật về quy trình là thực hiện đúng các bước đã được thống nhất, bảo đảm trách nhiệm của từng vị trí và không tùy tiện bỏ qua những khâu cần thiết.

Kỷ luật về dữ liệu là bảo đảm thông tin được cập nhật đầy đủ, chính xác, đúng thời điểm và có khả năng truy xuất khi cần thiết.

Ba yếu tố này tạo thành nền tảng quan trọng của văn hóa làm việc số.

Xây dựng văn hóa làm việc số từ những thay đổi nhỏ

Chuyển đổi số ở cấp độ tổ chức không bắt đầu từ những hệ thống lớn hay những công nghệ phức tạp. Chuyển đổi số có thể bắt đầu từ chính những thay đổi rất cụ thể trong cách mỗi cán bộ thực hiện công việc hằng ngày.

Đó là việc lập kế hoạch trước khi bắt đầu một nhiệm vụ; xác định rõ đầu ra cần đạt; cập nhật tiến độ đúng thời điểm; lưu trữ tài liệu đúng nơi; tuân thủ quy trình; sử dụng dữ liệu thay vì chỉ dựa vào trí nhớ; chủ động trao đổi khi phát sinh vấn đề và đề xuất cải tiến khi nhận thấy một khâu chưa phù hợp.

Khi những hành vi nhỏ đó được thực hiện thường xuyên và trở thành thói quen, chúng sẽ hình thành nên văn hóa làm việc số của tổ chức.

Theo tinh thần chuyên đề, mục tiêu cuối cùng không phải là tạo ra thật nhiều quy trình hay thật nhiều phần mềm mà là xây dựng một phương thức làm việc trong đó con người làm việc khoa học hơn, tổ chức vận hành kỷ luật hơn và công việc được chuẩn hóa, minh bạch, có thể đo lường và liên tục cải tiến.

Từ phong cách của Bác đến văn hóa làm việc số

Có thể thấy, giữa những bài học về phong cách làm việc của Chủ tịch Hồ Chí Minh và yêu cầu chuẩn hóa quy trình số hiện nay tồn tại một mối liên hệ chặt chẽ.

Khoa học trong tư duy là nền tảng để xây dựng quy trình hợp lý.

Kỷ luật trong hành động là điều kiện để quy trình được thực hiện nghiêm túc.

Chuẩn hóa trong quy trình giúp biến cách làm tốt thành phương thức làm việc chung của tổ chức.

Chủ động trong công việc tạo động lực để mỗi cán bộ không ngừng học tập, cải tiến và thích ứng với môi trường số.

Như thông điệp được đặt ra trong chuyên đề, chuyển đổi số không chỉ là thay đổi công cụ mà trước hết là thay đổi phương thức làm việc. Một tổ chức chỉ thực sự chuyển đổi khi những công việc hằng ngày được thực hiện theo phương thức khoa học hơn, kỷ luật hơn, dựa trên dữ liệu và có khả năng cải tiến liên tục.

Infographic tuyên truyền

Đối với Cục Công nghệ thông tin, đây là nội dung có ý nghĩa thiết thực trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyển đổi số, xây dựng và vận hành các hệ thống thông tin, đồng thời hỗ trợ đổi mới phương thức quản lý, điều hành của Bộ Tư pháp.

Thông qua chuyên đề, mỗi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động có thêm cơ hội nhìn nhận lại phương pháp làm việc của bản thân, từ đó từng bước hình thành những thói quen mới: làm việc có kế hoạch, tôn trọng thời gian, giữ đúng cam kết, tuân thủ quy trình, quản lý tốt dữ liệu và chủ động cải tiến công việc.

Đội ngũ cán bộ Cục Công nghệ thông tin tham gia chuyên đề

Đó cũng chính là quá trình đưa những giá trị về phong cách làm việc khoa học, kỷ luật của Bác Hồ vào thực tiễn công tác trong điều kiện mới; góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ Cục Công nghệ thông tin có tác phong chuyên nghiệp, tinh thần trách nhiệm cao, chủ động thích ứng với công nghệ và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công cuộc chuyển đổi số.

Khoa học trong tư duy - Kỷ luật trong hành động - Chuẩn hóa trong quy trình - Chủ động trong công việc không chỉ là thông điệp của một chuyên đề sinh hoạt Chi bộ, mà còn có thể trở thành những nguyên tắc thiết thực để mỗi cán bộ tự soi, tự điều chỉnh và từng bước nâng cao chất lượng công việc, góp phần xây dựng môi trường làm việc số chuyên nghiệp, minh bạch, hiệu quả và bền vững.