Đẩy mạnh số hóa, chuẩn hóa và bảo đảm an toàn trong quản lý hồ sơ cán bộ

Đáng chú ý, Quy định số 211-QĐ/TW đặt ra yêu cầu đẩy mạnh số hóa, chuẩn hóa dữ liệu hồ sơ cán bộ, từng bước chuyển từ quản lý hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử, đồng thời tăng cường các giải pháp bảo đảm an toàn, bảo mật, phân quyền và kiểm soát việc khai thác, sử dụng dữ liệu.

Mỗi cán bộ chỉ có một hồ sơ dùng chung trong toàn hệ thống chính trị

Một trong những nguyên tắc quan trọng được Quy định số 211-QĐ/TW xác định là mỗi cán bộ chỉ có một hồ sơ cán bộ dùng chung trong toàn hệ thống chính trị. Cơ quan, đơn vị nơi cán bộ được tuyển dụng lần đầu có trách nhiệm lập hồ sơ gốc; hồ sơ phải được quản lý thống nhất, cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời.

Quy định đồng thời yêu cầu việc quản lý hồ sơ phải có sự phân cấp, phân quyền và phân công rõ ràng về cơ quan quản lý, người chịu trách nhiệm, thời hạn thực hiện và kết quả cụ thể. Đây là cơ sở quan trọng nhằm hạn chế tình trạng thông tin phân tán, thiếu thống nhất, trùng lặp hoặc khó khăn trong quá trình tra cứu, cập nhật và sử dụng hồ sơ.

Hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử có giá trị pháp lý như nhau

Một điểm mới có ý nghĩa quan trọng đối với tiến trình chuyển đổi số là Quy định xác định hồ sơ cán bộ bao gồm hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, có giá trị pháp lý như nhau. Việc quản lý hồ sơ giấy được kết hợp với quản lý hồ sơ điện tử theo lộ trình, tiến tới thay thế cơ bản bằng hồ sơ điện tử khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về kỹ thuật và hạ tầng.

Hồ sơ cán bộ điện tử phải được số hóa theo chuẩn dữ liệu thống nhất, lưu trữ trên hệ thống bảo đảm an toàn, bảo mật, có phân quyền truy cập theo thẩm quyền và có khả năng kết nối, liên thông với các hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ công tác cán bộ.

Việc chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử vì vậy không đơn thuần là quét, lưu trữ tài liệu dưới dạng số, mà là một quá trình chuẩn hóa dữ liệu, xác thực thông tin, quản lý phiên bản, phân quyền khai thác và hình thành môi trường quản lý hồ sơ thống nhất trên nền tảng số.

Tăng cường bảo đảm an toàn, an ninh thông tin

Đối với công tác quản lý hồ sơ cán bộ, yêu cầu bảo vệ dữ liệu được đặt ở mức cao. Quy định số 211-QĐ/TW yêu cầu hồ sơ và dữ liệu hồ sơ cán bộ phải được bảo vệ theo các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ chính trị nội bộ, an toàn thông tin mạng, lưu trữ và quản lý dữ liệu.

Quy định nghiêm cấm việc truy cập, khai thác, sao chụp, cung cấp, chia sẻ, chỉnh sửa, làm sai lệch hoặc hủy bỏ hồ sơ, dữ liệu trái thẩm quyền hoặc sử dụng không đúng mục đích. Đây là yêu cầu đặc biệt quan trọng trong bối cảnh các cơ quan, đơn vị ngày càng đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển hoạt động quản lý hồ sơ lên môi trường số.

Đối với tài liệu điện tử đưa vào hồ sơ cán bộ, Quy định yêu cầu phải có nguồn gốc rõ ràng, thể hiện thời điểm cập nhật, người cập nhật và trạng thái pháp lý của tài liệu. Điều này góp phần nâng cao khả năng kiểm chứng, truy xuất và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu trong suốt quá trình quản lý, khai thác.

Chuẩn hóa quy trình tạo lập và quản lý hồ sơ cán bộ điện tử

Quy định số 211-QĐ/TW dành những nội dung quan trọng cho việc hình thành và quản lý hồ sơ cán bộ điện tử. Theo đó, quá trình tạo lập phải được thực hiện theo quy trình thống nhất, bao gồm chuẩn hóa danh mục hồ sơ, kiểm tra tài liệu giấy, số hóa, kiểm tra chất lượng bản số hóa, gắn mã định danh, cập nhật các trường dữ liệu bắt buộc, xác thực trạng thái tài liệu, lưu trữ và phân quyền khai thác.

Hồ sơ điện tử phải phản ánh đầy đủ, chính xác thành phần hồ sơ cán bộ; được tổ chức theo nhóm tài liệu, nhóm dữ liệu, thời gian phát sinh và trạng thái pháp lý của tài liệu, qua đó tạo thuận lợi cho việc quản lý, tra cứu, khai thác và kết nối thông tin trong toàn hệ thống chính trị.

Đặc biệt, việc khai thác, sử dụng, chia sẻ và cung cấp thông tin hồ sơ cán bộ điện tử phải đúng mục đích, đúng thẩm quyền. Các hoạt động truy cập, tra cứu, trích xuất thông tin phải được kiểm soát và ghi nhận đầy đủ, góp phần hình thành cơ chế giám sát, truy vết và phòng ngừa nguy cơ lộ lọt, sử dụng sai mục đích dữ liệu.

Gắn quản lý hồ sơ cán bộ với chuyển đổi số

Quy định số 211-QĐ/TW được ban hành trong bối cảnh chuyển đổi số đang được đẩy mạnh trong hoạt động của các cơ quan Đảng, Nhà nước và hệ thống chính trị. Việc thống nhất quản lý hồ sơ cán bộ trên môi trường số sẽ góp phần hình thành nguồn dữ liệu có cấu trúc, có khả năng kết nối, chia sẻ và phục vụ hiệu quả hơn cho công tác quản lý cán bộ.

Đối với Cục Công nghệ thông tin, Bộ Tư pháp, những yêu cầu về số hóa, chuẩn hóa dữ liệu, xây dựng hệ thống thông tin, kết nối liên thông, phân quyền truy cập, bảo đảm an toàn thông tin và bảo vệ dữ liệu đặt ra yêu cầu tiếp tục phát huy vai trò của công nghệ trong hiện đại hóa hoạt động quản lý nhà nước.

Trong đó, việc xây dựng, vận hành các hệ thống thông tin phải gắn chặt với yêu cầu an toàn, an ninh mạng ngay từ khâu thiết kế, bảo đảm dữ liệu được quản lý tập trung nhưng vẫn được phân quyền khai thác phù hợp; tăng cường xác thực, ghi nhật ký truy cập, kiểm soát việc chia sẻ và trích xuất dữ liệu; đồng thời bảo đảm khả năng sao lưu, phục hồi và duy trì hoạt động của hệ thống khi xảy ra sự cố.

Đây cũng là cơ sở để thúc đẩy tư duy quản trị dữ liệu hiện đại, chuyển từ quản lý hồ sơ theo phương thức thủ công sang quản lý dựa trên dữ liệu số, quy trình số và nền tảng số, góp phần nâng cao hiệu quả tham mưu, quản lý và phục vụ công tác cán bộ.

Chủ động cập nhật, bảo đảm tính chính xác và an toàn của dữ liệu

Quy định số 211-QĐ/TW cũng xác định trách nhiệm của cán bộ trong việc chủ động kê khai, bổ sung thông tin phát sinh, cung cấp tài liệu chứng minh và chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, trung thực của thông tin cung cấp.

Trong môi trường số, mỗi cán bộ, công chức, viên chức và người làm việc trong hệ thống chính trị cần nâng cao ý thức bảo vệ thông tin cá nhân và dữ liệu hồ sơ; tuân thủ nghiêm các quy định về tài khoản, phân quyền, khai thác và sử dụng dữ liệu; không tự ý can thiệp, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu khi chưa có căn cứ và chưa được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Việc thực hiện nghiêm các quy định này không chỉ góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ cán bộ mà còn tạo nền tảng dữ liệu tin cậy cho quá trình chuyển đổi số trong công tác tổ chức, cán bộ.

Quy định số 211-QĐ/TW về quản lý hồ sơ cán bộ là bước quan trọng trong việc thống nhất, hiện đại hóa và số hóa công tác quản lý hồ sơ cán bộ trong toàn hệ thống chính trị. Việc triển khai hiệu quả Quy định sẽ góp phần hình thành hệ thống dữ liệu cán bộ đầy đủ, chính xác, thống nhất, an toàn; đồng thời thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số, nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ yêu cầu xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp, minh bạch.