Nâng cao kỹ năng sử dụng công cụ văn phòng thông minh và kiểm soát rủi ro khi ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong hoạt động công vụ

10/07/2026

Nhằm góp phần nâng cao năng lực số cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức ngành Tư pháp, chuyên đề "Kỹ năng sử dụng các công cụ văn phòng thông minh và kiểm soát rủi ro khi dùng AI trong công vụ" được xây dựng với mục tiêu giúp học viên chuyển đổi từ phương thức làm việc truyền thống sang mô hình làm việc dựa trên dữ liệu, khai thác hiệu quả các nền tảng số, đồng thời nhận diện và kiểm soát những rủi ro phát sinh khi ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong hoạt động chuyên môn.

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, việc ứng dụng các công cụ văn phòng thông minh và trí tuệ nhân tạo (AI) đã trở thành xu hướng tất yếu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành và thực thi công vụ. Tuy nhiên, cùng với những lợi ích to lớn, AI cũng đặt ra nhiều thách thức về bảo mật dữ liệu, an toàn thông tin, trách nhiệm pháp lý và đạo đức công vụ. Vì vậy, việc trang bị kiến thức, kỹ năng sử dụng AI đúng cách, an toàn và hiệu quả là yêu cầu cấp thiết đối với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.

Xây dựng môi trường làm việc số hiện đại, cộng tác hiệu quả

Nội dung chuyên đề tập trung giới thiệu hệ sinh thái làm việc số với các nền tảng lưu trữ đám mây như Google Workspace, Microsoft 365, giúp cán bộ dễ dàng lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên cùng một nguồn dữ liệu thống nhất. Việc áp dụng nguyên tắc "Một nguồn dữ liệu duy nhất" (Single Source of Truth) góp phần hạn chế tình trạng tồn tại nhiều phiên bản tài liệu, giảm thiểu sai sót trong quá trình phối hợp xử lý công việc.

Bên cạnh đó, học viên được hướng dẫn xây dựng cấu trúc lưu trữ hồ sơ điện tử khoa học, thiết lập quy tắc đặt tên tệp, quản lý lịch sử phiên bản và phân quyền truy cập phù hợp theo từng vai trò nhằm bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu và nâng cao hiệu quả quản trị hồ sơ điện tử.

Chuyên đề cũng giới thiệu các giải pháp tổ chức họp trực tuyến an toàn thông qua việc thiết lập phòng chờ, mật khẩu cuộc họp, phân quyền người tham gia và số hóa tài liệu họp, góp phần nâng cao chất lượng điều hành và giảm thiểu các nguy cơ mất an toàn thông tin. Đồng thời, các công cụ như Google Forms, Google Sheets, Dashboard, Microsoft Planner, Trello được khai thác để tự động hóa quy trình thu thập dữ liệu, tổng hợp báo cáo, trực quan hóa số liệu và quản lý tiến độ công việc theo thời gian thực.

Nhận diện đầy đủ các rủi ro khi sử dụng AI trong công vụ

Một trong những nội dung trọng tâm của chuyên đề là trang bị cho học viên khả năng nhận diện các nguy cơ tiềm ẩn khi sử dụng AI.

Theo đó, việc nhập dữ liệu nội bộ, tài liệu chưa công bố hoặc thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước lên các nền tảng AI công cộng có thể dẫn đến nguy cơ rò rỉ dữ liệu, ảnh hưởng nghiêm trọng đến an toàn thông tin và bảo mật nhà nước. Do đó, cán bộ, công chức tuyệt đối không được đưa các thông tin nhạy cảm lên các nền tảng AI không được phép sử dụng.

Chuyên đề cũng phân tích hiện tượng "ảo giác AI" (AI Hallucination) - tình trạng AI tạo ra thông tin không chính xác nhưng được trình bày rất logic và thuyết phục. Đối với lĩnh vực pháp luật, việc AI dẫn sai điều luật, văn bản quy phạm pháp luật hoặc nội dung không còn hiệu lực có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng trong quá trình tham mưu, xử lý công việc.

Ngoài ra, AI còn tiềm ẩn nhiều rủi ro liên quan đến bản quyền, trách nhiệm cá nhân và đạo đức công vụ. Mọi văn bản, báo cáo, công văn do AI hỗ trợ soạn thảo đều phải được cán bộ trực tiếp kiểm tra, biên tập và chịu trách nhiệm trước khi ban hành; không được sao chép nguyên văn kết quả do AI tạo ra hoặc phó mặc hoàn toàn cho AI trong quá trình xử lý công việc.

Thực hiện nghiêm nguyên tắc "AI hỗ trợ - Con người quyết định"

Để bảo đảm sử dụng AI an toàn, chuyên đề nhấn mạnh nguyên tắc "Con người kiểm soát" (Human-in-the-loop). Theo đó, AI chỉ đóng vai trò là công cụ hỗ trợ, giúp đề xuất phương án, tổng hợp thông tin hoặc xây dựng bản dự thảo ban đầu; mọi quyết định cuối cùng vẫn thuộc trách nhiệm của cán bộ, công chức.

Học viên được hướng dẫn nhiều kỹ thuật kiểm soát AI như:

Ẩn danh hóa dữ liệu trước khi đưa vào AI bằng cách loại bỏ hoặc thay thế các thông tin định danh cá nhân như họ tên, số CCCD, địa chỉ, số điện thoại, tài khoản ngân hàng;
Chia nhỏ tài liệu (Chunking) để AI xử lý từng phần, hạn chế hiện tượng quá tải ngữ cảnh và giảm nguy cơ tạo thông tin sai lệch;
Áp dụng kỹ thuật suy luận từng bước (Chain of Thought), yêu cầu AI giải thích quá trình lập luận thay vì chỉ đưa ra kết quả cuối cùng;
Luôn kiểm chứng kết quả AI bằng cách đối chiếu trực tiếp với các cơ sở dữ liệu chính thống, đặc biệt đối với các văn bản quy phạm pháp luật trước khi sử dụng trong công việc.

Đồng thời, chuyên đề xác định rõ "ranh giới đỏ" trong sử dụng AI: được phép sử dụng AI để xây dựng dàn ý, tóm tắt tài liệu đã công khai, hỗ trợ phản biện hoặc xử lý dữ liệu đã được ẩn danh hoàn toàn; tuyệt đối không đưa dự thảo văn bản chưa công bố, bí mật nhà nước hoặc dữ liệu nhạy cảm lên các nền tảng AI công cộng; không sao chép nguyên văn nội dung AI tạo ra mà không kiểm chứng.

Hướng tới nền hành chính số hiện đại, an toàn và hiệu quả

Thông qua các tình huống thực hành sát với hoạt động của cơ quan nhà nước như xây dựng kho lưu trữ điện tử, tự động hóa báo cáo, quản lý tiến độ công việc, kiểm soát rủi ro AI và tổ chức điều hành cuộc họp số, chuyên đề giúp học viên hình thành tư duy làm việc hiện đại, nâng cao kỹ năng khai thác các nền tảng số và ứng dụng AI một cách có trách nhiệm.

Việc ứng dụng AI trong công vụ cần được đặt trên nền tảng tuân thủ pháp luật, bảo đảm an toàn thông tin và đề cao trách nhiệm của mỗi cán bộ, công chức. Công nghệ chỉ thực sự phát huy hiệu quả khi con người làm chủ, biết khai thác đúng cách và kiểm soát chặt chẽ mọi kết quả do AI tạo ra.

Trong thời gian tới, việc tiếp tục nâng cao năng lực số, tăng cường kỹ năng sử dụng công cụ văn phòng thông minh và xây dựng văn hóa sử dụng AI an toàn sẽ góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số của ngành Tư pháp, hướng tới xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp, minh bạch và phục vụ ngày càng tốt hơn người dân, doanh nghiệp.