Cục Công nghệ thông tin tổ chức tập huấn, hướng dẫn sử dụng Phân hệ Theo dõi nhiệm vụ trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành

Lớp tập huấn được tổ chức nhằm giới thiệu tổng quan về hệ thống quản lý, theo dõi nhiệm vụ; hướng dẫn các chức năng nghiệp vụ cơ bản và quy trình xử lý nhiệm vụ trên hệ thống, qua đó hỗ trợ các đơn vị thuộc Bộ chủ động cập nhật, quản lý, theo dõi tiến độ thực hiện nhiệm vụ được giao, góp phần nâng cao hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong hoạt động của Bộ Tư pháp.

Quang cảnh cuộc họp

Nâng cao hiệu quả quản lý, theo dõi nhiệm vụ trên môi trường số

Tại lớp tập huấn, các đại biểu được giới thiệu tổng quan về Phân hệ Theo dõi nhiệm vụ, trong đó tập trung vào các nhóm chức năng nghiệp vụ cơ bản như quản lý nhiệm vụ do Văn phòng Chính phủ giao xuống; quản lý nhiệm vụ nội bộ trong Bộ; quản lý nhiệm vụ gốc, nhiệm vụ con; đồng thời cung cấp hệ thống báo cáo, thống kê với các biểu đồ trực quan, hỗ trợ việc theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ.

Phân hệ được thiết kế tương thích trên nhiều phiên bản, gồm Web, Mobile và Ipad/Tablet, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, công chức có thể cập nhật và theo dõi nhiệm vụ trên các thiết bị khác nhau, đáp ứng yêu cầu quản lý công việc linh hoạt trong môi trường số.

Một trong những nội dung trọng tâm được giới thiệu tại lớp tập huấn là các luồng xử lý nhiệm vụ trên hệ thống. Theo đó, hệ thống hỗ trợ quản lý và xử lý nhiệm vụ nội bộ của Bộ; nhiệm vụ do Văn phòng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao; cũng như các quy trình thu hồi nhiệm vụ, trả lại nhiệm vụ, đôn đốc nhiệm vụ, gia hạn nhiệm vụ, báo cáo kết quả nhiệm vụ và phê duyệt nhiệm vụ. Việc số hóa các quy trình xử lý góp phần tạo sự thống nhất trong công tác quản lý, theo dõi và cập nhật tiến độ thực hiện nhiệm vụ tại các đơn vị.

Hệ thống cung cấp thông tin trực quan phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành

Thông qua hệ thống báo cáo, thống kê, thông tin về tình hình thực hiện nhiệm vụ được thể hiện trực quan theo từng nhóm vai trò, giúp lãnh đạo và cán bộ phụ trách dễ dàng nắm bắt tiến độ, xác định các nhiệm vụ đã hoàn thành, chưa hoàn thành, quá hạn hoặc sắp tới hạn.

Đối với nhóm vai trò lãnh đạo Bộ, hệ thống cung cấp các thông tin về nhiệm vụ do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao; nhiệm vụ do lãnh đạo Bộ giao; tổng số nhiệm vụ đã hoàn thành, chưa hoàn thành; nhiệm vụ quá hạn, nhiệm vụ sắp tới hạn theo đơn vị; đồng thời thống kê các đơn vị có số lượng nhiệm vụ được giao nhiều và các đơn vị có nhiều nhiệm vụ quá hạn. Đây là những thông tin quan trọng, hỗ trợ công tác theo dõi, đôn đốc và chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ một cách kịp thời, hiệu quả.

Đối với nhóm vai trò lãnh đạo Cục, lãnh đạo phòng và chuyên viên, hệ thống cung cấp các bảng biểu, thống kê phù hợp với phạm vi nhiệm vụ được phân công. Các thông tin như tổng số nhiệm vụ, số nhiệm vụ đã hoàn thành, đang thực hiện, quá hạn, sắp tới hạn; nhiệm vụ theo đơn vị chủ trì, theo cá nhân; các nhiệm vụ quá hạn và sắp tới hạn chưa hoàn thành được hiển thị trực quan, giúp người sử dụng chủ động kiểm soát công việc và tiến độ thực hiện nhiệm vụ.

Đặc biệt, việc phân loại và hiển thị nhiệm vụ theo từng nhóm vai trò góp phần nâng cao tính minh bạch trong quá trình giao, nhận và thực hiện nhiệm vụ; đồng thời hỗ trợ lãnh đạo các cấp kịp thời nhận diện những nhiệm vụ cần tập trung chỉ đạo, những nhiệm vụ có nguy cơ chậm tiến độ hoặc quá hạn để có giải pháp xử lý phù hợp.

Hướng dẫn cụ thể các quy trình nghiệp vụ trên hệ thống

Trong khuôn khổ chương trình, cán bộ tham dự được hướng dẫn trực tiếp các quy trình nghiệp vụ cơ bản, từ tạo mới nhiệm vụ nội bộ, tạo nhiệm vụ con đến tiếp nhận và xử lý nhiệm vụ được giao. Bên cạnh đó, lớp tập huấn cũng hướng dẫn các thao tác liên quan đến thu hồi, trả lại, đôn đốc và gia hạn nhiệm vụ; báo cáo, gửi phê duyệt kết quả nhiệm vụ; phê duyệt hoặc từ chối nhiệm vụ.

Việc hướng dẫn theo từng luồng nghiệp vụ cụ thể giúp cán bộ được giao nhiệm vụ cập nhật, theo dõi nhiệm vụ của đơn vị có thể nắm bắt đầy đủ cách thức vận hành của hệ thống, thực hiện thống nhất các thao tác trong quá trình tiếp nhận, phân công, cập nhật tiến độ và báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ.

Thông qua việc triển khai Phân hệ Theo dõi nhiệm vụ, các thông tin về nhiệm vụ được tập trung trên một hệ thống thống nhất, tạo thuận lợi cho việc quản lý xuyên suốt quá trình từ giao nhiệm vụ, phân công thực hiện, theo dõi tiến độ đến báo cáo kết quả và phê duyệt. Qua đó, góp phần giảm thiểu việc theo dõi nhiệm vụ phân tán, nâng cao khả năng kiểm soát tiến độ và hỗ trợ công tác tổng hợp, báo cáo.

Tăng cường ứng dụng công nghệ, thúc đẩy chuyển đổi số trong công tác chỉ đạo, điều hành

Việc tổ chức tập huấn, hướng dẫn sử dụng Phân hệ Theo dõi nhiệm vụ là một trong những hoạt động thiết thực nhằm đưa hệ thống vào khai thác, sử dụng hiệu quả trong thực tiễn, đáp ứng yêu cầu tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Bộ Tư pháp.

Thông qua lớp tập huấn, các cán bộ có thêm kiến thức và kỹ năng cần thiết để khai thác các chức năng của hệ thống, đồng thời trao đổi, thảo luận và giải đáp những vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng. Nội dung thảo luận, giải đáp cũng là cơ sở để tiếp tục hoàn thiện việc tổ chức triển khai, bảo đảm hệ thống đáp ứng tốt hơn yêu cầu quản lý, theo dõi nhiệm vụ tại các đơn vị thuộc Bộ.

Trong thời gian tới, việc sử dụng hiệu quả Phân hệ Theo dõi nhiệm vụ sẽ góp phần hình thành phương thức quản lý nhiệm vụ thống nhất, khoa học và minh bạch trên môi trường số; nâng cao trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong việc cập nhật, theo dõi và thực hiện nhiệm vụ được giao; đồng thời cung cấp thông tin kịp thời, trực quan phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ và lãnh đạo các đơn vị.

Qua đó, góp phần đẩy mạnh chuyển đổi số trong hoạt động quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp, từng bước xây dựng môi trường làm việc số hiện đại, hiệu quả, đáp ứng yêu cầu đổi mới phương thức chỉ đạo, điều hành trong tình hình mới.

Quang cảnh cuộc họp

NHT