1. Đánh giá hiện trạng chuyển đổi số của ngành Tư pháp
1.1. Cơ sở dữ liệu hộ tịch và Số hóa sổ hộ tịch
Đã được triển khai và đưa vào áp dụng tại tỉnh từ 6/2017 trên cơ sở phần mềm được Bộ Tư pháp phối hợp với Bộ Công an xây dựng. Tháng 6/2022 tiến hành kết nối liên thông giữa Cổng dịch vụ công của tỉnh với Cơ sở dữ liệu hộ tịch của ngành.
Căn cứ vào văn bản chỉ đạo, việc số hóa sổ hộ tịch được chia thành 5 giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký theo quy định của Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành có hiệu lực từ ngày 01/01/2016;
- Giai đoạn 2: Số hóa các sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 2006 đến hết năm 2015);
- Giai đoạn 3: Số hóa các sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 1999 đến năm 2006);
- Giai đoạn 4: Số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký từ năm 1976 đến năm 1999;
- Giai đoạn 5: Số hóa các sổ hộ tịch đã đăng ký từ năm 1975 trở về trước.
Trước mắt, ưu tiên tập trung hoàn thành việc số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký trong giai đoạn 1 và giai đoạn 2 (từ năm 2006 đến 01/7/2018, thời điểm tỉnh triển khai Phần mềm hộ tịch dùng chung của Bộ Tư pháp), vì đây là hai giai đoạn công tác đăng ký, quản lý hộ tịch được thực hiện bài bản và sổ đăng ký hộ tịch được lưu trữ đầy đủ nhất.
- Về thời gian thực hiện: Từ 15/7/2021 đến Quý I/2023
Theo rà soát, tổng số việc hộ tịch trong sổ giấy (dữ liệu hộ tịch) của cả tỉnh cần được số hóa là: 1.185.605 dữ liệu, trong đó giai đoạn từ 2006- 2018 có 754.450 dữ liệu. Căn hướng dẫn của Bộ Tư pháp và mức kinh phí được cấp, Sở Tư pháp đã lựa chọn số hóa trước các trường thông tin cơ bản, bắt buộc phải số hóa của giai đoạn 2006 - 2018 (khoảng 70% các trường thông tin).
Đối với các trường thông tin còn lại trong sổ hộ tịch của giai đoạn 2006- 2018 và toàn bộ các dữ liệu giai đoạn 2006 trở về trước, dự kiến sẽ được số hóa trong thời gian tới.
1.2. Cơ sở dữ liệu Quản lý dữ liệu và cấp phiếu Lý lịch tư pháp
Đã được xây dựng Phần mềm Lý lịch tư pháp dùng chung của Bộ Tư pháp, và đã tiến hành số hóa kết quả điện tử từ tháng 10/2022.
Tuy nhiên đến nay, việc kết nối giữa Cổng dịch vụ công của tỉnh với Phần mềm quản lý lý lịch tư pháp dùng chung của Bộ Tư pháp vẫn chưa thực hiện được. Trong thời gian tới đề nghị Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh thực hiện kết nối với Cổng dịch vụ công của tỉnh.
1.3. Cơ sở dữ liệu công chứng
Ngày 07/8/2017, UBND tỉnh Bắc Ninh đã ban hành Quyết định số 19/2017/QĐ-UBND ban hành Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng Hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh.
Trên cơ sở chỉ đạo của UBND tỉnh, Sở Tư pháp đã phối hợp với Công ty Cổ phần Công nghệ phần mềm và Nội dung số OSP xây dựng và triển khai “Phần mềm Quản lý Hợp đồng công chứng và dữ liệu ngăn chặn UCHI”. Phần mềm này đã kết nối các Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh, UBND các xã, phường, thị trấn với Sở Tư pháp, cho phép chia sẻ tức thời các thông tin về tình trạng ngăn chặn của tài sản, lịch sử giao dịch của tài sản giúp giải quyết hiệu quả bài toán rủi ro cho các công chứng viên và các tổ chức.
Kinh phí để triển khai xây dựng, quản lý sử dụng, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp phần mềm được thực hiện bằng nguồn xã hội hoá, do các tổ chức hành nghề công chứng tự chi trả.
Sau gần 04 năm triển khai ứng dụng phần mềm UCHI tại 25/25 tổ chức hành nghề công chứng, UBND các xã, phường, thị trấn. Phần mềm đang trong giai đoạn chạy thử và phát huy có hiệu quả.
Tuy nhiên sau thời gian triển khai từ năm 2017 đến nay, hệ thống đã  phát sinh nhiều hạn chế cần được khắc phục và nâng cấp, cụ thể như sau:
- Phần mềm UCHI được xây dựng từ năm 2017, hiện mới dừng lại ở phạm vi tích hợp thông tin, chia sẻ dữ liệu đã công chứng, chứng thực giữa các tổ chức hành nghề công chứng; tại  UBND các xã, phường, thị trấn hầu như không cập nhật thông tin, đồng thời chưa xác lập cơ chế chia sẻ thông tin, tích hợp với Hệ thống cơ sở dữ liệu của các ngành có liên quan như Văn phòng đăng ký đất đai, Sở Tài nguyên môi trường, Sở Xây dựng, Công an, Tòa án nhân dân, Thi hành án dân sự…;
- Khối cơ sở dữ liệu lưu trữ tại Sở Tư pháp ngày càng lớn hơn, cần có sự thay đổi về kiến trúc để phù hợp với nhu cầu phát triển và khả năng tích hợp với kiến trúc chính quyền điện tử của tỉnh;
- Hệ thống mới dừng lại ở việc cập nhật các hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực tại các tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện từ năm 2017 đến nay; UBND các xã, phường, thị trấn hầu như không cập nhật. Đồng thời hưa tiến hành cập nhật, tích hợp toàn bộ các hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực trong thời gian trước đó;
- Phần mềm UCHI (bằng nguồn vốn xã hội hóa) được xây dựng từ năm 2017. Đến nay, sau 06 năm thực hiện đã có rất nhiều các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến Luật Công chứng mới được sửa đổi, bổ sung (ví dụ: Luật Căn cước công dân, Nghị định số 45/2020/NĐ-CP; Báo cáo thống kê theo Thông tư 03/2019/TT-BTP của Bộ Tư pháp, bổ sung mẫu báo cáo theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021,...), cần thiết phải được nâng cấp, điều chỉnh Hệ thống cho phù hợp;
- Số lượng hợp đồng, giao dịch tăng lên khiến việc xác minh thông tin tài sản giao dịch trở lên khó khăn, gây tốn kém thời gian và nguồn nhân lực. Hơn nữa, việc xác minh thủ công cũng dẫn đến nhiều sai sót;
Thực hiện Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về triển khai thực hiện việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Nhằm đưa kết quả của việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính vào “Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân” trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công tỉnh để tạo nguồn “Dữ liệu điện tử” của tổ chức, cá nhân khi thực hiện các thủ tục hành chính sau này mà không cần phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực.
Thực tế, hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch yêu cầu cá nhân, tổ chức phải chứng thực bản sao từ bản chính rất nhiều tài liệu, hồ sơ, giấy tờ nhưng các tổ chức hành nghề công chứng, UBND các xã, phường, thị trấn chưa tiếp cận, khai thác, sử dụng nguồn “Dữ liệu điện tử” từ “Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân” trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công tỉnh.
Thực trạng trên đặt ra nhu cầu cấp bách phải Xây dựng, nâng cấp Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh, làm cơ sở thiết lập và đưa vào hoạt động, khai thác cơ sở dữ liệu chung để phục vụ cho hoạt động của các cơ quan có thẩm quyền chứng thực tổ chức hành nghề công chức, đơn vị xã, phường, thị trấn.
1.4. Cơ sở dữ liệu liên quan đến lĩnh vực Thừa phát lại
Đề xuất xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về vi bằng theo quy định tại khoản 4 Điều 39 của Nghị định số 08/2020/NĐ-CP.
1.5. Cơ sở dữ liệu Quốc gia về xử lý vi phạm hành chính
Hiện Bộ Tư pháp chưa xây dựng được Cơ sở dữ liệu quốc gia về xử lý vi phạm hành chính. Do đó, tại tỉnh cũng chưa thể cập nhật và sử dụng thông tin xử lý vi phạm hành chính.
2. Các khó khăn, vướng mắc trong triển khai chuyển đổi số của ngành
Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực sau thời gian triển khai thử nghiệm từ năm 2017 đến nay, hệ thống đã phát sinh nhiều hạn chế cần được khắc phục và nâng cấp ( đã nêu tại  mục 3 phần II)
Theo kế hoạch, việc số hóa hộ tịch được triển khai từ 7/2021 đến tháng 7/2022 sẽ hoàn thành; Tuy nhiên, do tình hình dịch bệnh covid 19, thời điểm năm 2021 và đầu năm 2022, nhiều địa phương trên địa bàn tỉnh thực hiện phong tỏa, cách ly, giãn cách xã hội, nên việc số hóa phải tạm dừng, bị gián đoạn, vì vậy phải kéo dài thời gian thực hiện sang năm 2023. Đến thời điểm hiện nay, đã cập nhật xong dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy vào phần mềm, các xã, huyện đang kiểm tra, rà soát, đối chiếu lại dữ liệu với sổ gốc đảm bảo chính xác, đầy đủ để chính thức chuyển đổi vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử của Bộ Tư pháp. Tuy nhiên, trong quá trình rà soát, Phần mềm hộ tịch 158 nhiều lúc không truy cập được do mạng chậm, lỗi…Do vậy, rất khó khăn trong tiến độ rà soát dữ liệu hộ tịch.